Den typiske sagsgang i traces for økologiske produkter starter typisk med at importøren udfylder importkontrolattesten (IKA). Når kontrolattesten er udfyldt med de relevante punkter sendes den via traces til den EU godkendte kontrolmyndighed eller kontrolorgan i tredjelandet, der certificerer varen hos den producent/eksportør, der har ansvar for varen inden den forlader tredjelandet. Den EU-godkendte tredjelands-kontrolinstans/ kontrolmyndighed kan dog også begynde import-processen og udfylde kontrolattesten i TRACES NT på foranledning af eksportøren.
Efter kontrolinstansen i tredjelandet har kontrolleret, om kontrolattesten er udfyldt korrekt, og om varen er blevet EU-økologicertificeret, kan den godkendes i TRACES NT. *Kontrolorganet i tredjelandet skal herefter printe den godkendte kontrolattest samt stemple og signere det som hidtil, så kontrolattesten kan følge varen til EU/Danmark. Når EU signaturen er fuld implementeret vil det ikke længere være nødvendigt med en printet kontrolattest.
IKA workflow diagram
Systemet har indbygget et notificeringsværktøj, som give myndighederne i EU/Danmark besked, når en økologisk vare er ved at ankomme til et bestemt toldsted. *Indtil Traces NT er fuldt implementeret 19. oktober 2017 bibeholdes den hidtidige procedure med forhåndsanmeldelsen til Landbrugsstyrelsen. Importøren skal derfor fortsat indsende forhåndsanmeldelsesskemaet og kontrolattesten, som er stemplet og underskrevet af kontrolinstansen i tredjelandet.
*Det er også stadig papirudgaven, som skal forelægges til SKAT før varen bliver frigivet til fri omsætning i EU. SKAT sikrer sig, at Landbrugsstyrelsen har verificeret og godkendt kontrolattesten, inden SKAT underskriver og stempler kontrolattesten.
Den første modtager i EU/Danmark skal fortsat kontrollere sendingen, og hvis godkendt, kvittere for den på kontrolattesten. *I overgangsperioden skal både importøren, Landbrugsstyrelsen, SKAT samt første modtageren verificere papirudgaven ved at godkende kontrolattesten i TRACES NT. Det kræver, at både importører og første modtager af økologiske produkter fra tredjelande er oprettet i systemet, inden kontrolattesten kan sendes videre til godkendelse i TRACES NT. Det er importøren, som skal sikre sig, at den første modtager til varen er oprettet i systemet. Hvis første modtageren ikke er oprettet, vil kontrolattesten ikke kunne sendes videre til godkendelse hos Landbrugsstyrelsen og SKAT i TRACES NT.
* Stjernemarkering betyder at punktet kun skal udføre i forbindelse med overgangsperioden.